GDPR další poznatky

Můžeme i nadále „sbírat“ podpisy od studentů na docházkových listech?

V poslední době se stále častěji objevují nařízení ze strany jazykových škol, které lektorům zakazují „sbírat“ od studentů podpisy. K tomuto nařízení je vede fakt, že podpisy, stejně jako fotografie, patří mezi zvláště citlivé osobní údaje.
Znamená to tedy, že jako jazyková škola již nemůžeme používat podpisové archy?
Rozhodně ne. Pro jejich výběr však musíme mít legitimní důvod. Podpisy studentů můžeme shromažďovat ve chvíli, kdy tak činíme na základě plnění smlouvy. Tzn., že se studentem nebo zaměstnavatelem máme podepsánu smlouvu, která sběr podpisů vyžaduje. Druhou možností je uvést tuto informaci do souhlasu se zpracováním osobních údajů + ideálně také do obchodních podmínek.
Proto, abyste mohli podpisy zaměstnanců bezpečně evidovat, je zapotřebí zavést systémová opatření. Zároveň je nutné tuto skutečnost smluvně ošetřit i s vašimi lektory. Lektor musí mít striktně dána pravidla, jak podpisové archy skladovat a kdy, jak a které osobě je může následně odevzdávat. Škola musí mít přesně určeno, kde bude listiny zamykat, kteří zaměstnanci k nim budou mít přístup a po jak dlouhé době bude provádět jejich skartaci.
Nyní je zapotřebí si uvědomit, že se nám otevírá šance, jak se docházkových listů ve firemní výuce zbavit jednou pro vždy. Zaměstnavatelé se snaží riziko, spojené s GDPR, snížit na minimum. Podpisy jejich zaměstnanců v rukou pro ně neznámého lektora, se řadí rozhodně k těm největším rizikům.
A co vy, budete i nadále pokračovat ve sbírání podpisů lektorů?

Jak máme získat souhlasy od všech studentů, které evidujeme?

Jak už jsme uváděli v předcházejícím článku, tak pro evidenci údajů osob, které již svou spolupráci s jazykovou školou ukončili, nemáme žádný legitimní důvod. Pokud jste se tedy rozhodli přijmout opatření, které vyžaduje směrnice GDPR, je nutné data buď nadobro vymazat, nebo od těchto osob zajistit souhlas se zpracováním osobních údajů, popř. se zasíláním obchodních sdělení.
Nejjednodušší cestu, jak souhlas získat, nám ukazují eshopy, u kterých jste se v minulosti v rámci nákupu zaregistrovali. Od eshopu obdržíte výzvu pro potvrzení souhlasu emailem. Pokud potvrdíte, eshop si vaši odpověď zaznamená a může i nadále vaše údaje bez obav evidovat.
Pro rozeslání takovýchto žádostí je vhodné využít některou z aplikací, která vám umožní sbírání odpovědí jednotlivých osob. V MyCat je pro vás připravena funkce, která rozesílání žádostí o souhlas zautomatizuje. Zároveň u jednotlivých osob zaznamená, kdy souhlas udělili a do kdy je platný.
Pokud chcete vědět víc, obraťte se prosím na naši zákaznickou podporu – podpora@mycat.cz

Musím mít podepsanou nějakou smlouvu i s lektory?

Jednoznačně to doporučujeme! Jedná se o dvě roviny vztahu, který s lektorem máte. Tím prvním je lektor (evidovaná osoba) - jazyková škola (správce). V tomto případě pracujete s osobními daty lektora a legitimnost uchovávání údajů vám dává plnění smlouvy. Je tedy ale nutné, aby taková smlouva existovala. Může jít tedy o DPP, pracovní smlouvu, či smlouvu s živnostníkem.
Druhou rovinou je vztah správce/zpracovatel (jazyková škola) – zpracovatel (lektor). Škola figuruje buď v roli správce, ve chvíli, kdy se jedná např. o studenty veřejných kurzů, překladatele, rodiče atd. Nebo v roli zpracovatele, kdy zpracovává údaje zaměstnanců klienta. V obou případech se lektor nachází v pozici zpracovatele. Jelikož je pro vás lektor zpracovatelem, mohou po vás vaši klienti vyžadovat, abyste doložili, že vaši dodavatelé zpracovávají údaje v souladu s GDPR.

Jak nasbíráme další podněty k tématu GDPR, budeme vás informovat.

Pokud chcete být informováni automaticky, staňte se našimi odběrateli.